Extra info en diensten

E-procurement

Publicprocurement.be is de portaalsite overheidsopdrachten van de dienst Overheidsopdrachten van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in samenwerking met de dienst Overheidsopdrachten van de Kanselarij van de Eerste Minister.

 

Intro De 10 fouten Deontologische code

Intro

Op deze portaalsite vinden ambtenaren en ondernemingen alle informatie (handleidingen, voorbeelddocumenten, contacten, enz.)  omtrent de verschillende aspecten van de overheidsopdrachten, beginnende met de wetgeving t.e.m. de elektronische verwerking van de overheidsopdrachten.

Public Procurement

De 10 meest gemaakte fouten bij overheidsopdrachten

Een goed dossier opstellen is niet eenvoudig. Enkele adviezen kunnen daarbij helpen. Lees het bestek grondig en zeker voorafgaand aan een informatievergadering. Gebruik een informatievergadering om vragen te stellen en verduidelijkingen te vragen. Wees aanwezig op een verplicht plaatsbezoek. Begin tijdig aan de opmaak van de aanvraag tot deelneming/offerte. Controleer goed of alle gevraagde documenten zich wel degelijk bij de aanvraag tot deelneming/offerte bevinden. Vermijd schrijf- en rekenfouten. Elke opdracht is specifiek, maak er geen routineklus van! In geval van twijfel, aarzel niet om de aanbestedende overheid vermeld in het bestek te contacteren. Lees zeker ook aandachtig de meest gemaakte fouten.

 

Fout 1
Fout 2
Fout 3
Fout 4
Fout 5
Fout 6
Fout 7
Fout 8
Fout 9
Fout 10

Onregelmatige ondertekening

  • De ondertekening van het indieningsrapport/offerte ontbreekt.
  • Ondertekening van de offerte door een foutieve persoon (volgens de statuten van de onderneming of volgens mandaat).
  • Een elektronische handtekening die niet voldoet aan de voorschriften inzake de gekwalificeerde elektronische handtekening.
  • Ondertekenen van een offerte middels een niet-aanvaarde gescande handtekening.

Niet voldoen aan de uitsluitings- en/of selectiecriteria

  • Ontbrekend/onvolledig UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) voor de inschrijver en/of voor de onderaannemers op wiens draagkracht beroep wordt gedaan.
  • Ontbrekende verbintenis van andere entiteiten wanneer een inschrijver zich op de draagkracht van andere entiteiten wil beroepen.
  • Ontbrekende uittreksels uit het strafregister of te gedateerd.
  • Ontbrekende of verouderde attesten inzake sociale zekerheid/fiscale verplichtingen (buitenlandse ondernemingen).
  • Bijvoegen van niet relevante of gedateerde referenties.
  • Ontbrekende veiligheidsmachtiging of geldigheidsduur verstreken.
  • Ontbrekend bewijs van gevraagde erkenning of geldigheidsduur verstreken.

Fouten in samenvattende opmeting of inventaris

  • Onvolledig ingevulde inventaris of samenvattende opmeting als bijlage aan de offerte.
  • Wijziging van vermoedelijke hoeveelheden ondanks verboden door het bestek.

Inhoudelijke onregelmatigheid

  • Opleggen en toevoegen aan de offerte van eigen (verkoops-)voorwaarden die strijdig zijn met de algemene uitvoeringsregels en het bestek.
  • Formuleren van een voorbehoud, bijvoorbeeld inzake de uitvoerings- of de betalingstermijnen.
  • Een borgtocht stellen die niet onvoorwaardelijk is (bijvoorbeeld door beperking qua geldigheidsduur).
  • Waarborgperiode korter dan gevraagd in het bestek.
  • Verbintenistermijn van de offerte ontoereikend ondanks duidelijk bepaald in het bestek.

Foutief taalgebruik

  • Taal van de offerte niet conform met de bepalingen van het bestek.
  • Technische bijlagen in het Engels opgesteld wanneer dit in het bestek niet uitdrukkelijk is toegestaan.

Ontbrekende gevraagde documenten

  • Ontbrekende statuten en mandaten.
  • Het administratief en financieel luik vermengd met het technisch en logistiek luik.
  • Vergeten overmaken van origineel exemplaar in het geval van een papieren offerte.

Foutieve prijsherzieningsformule of foutieve vermelding van prijzen en/of indices

  • Gebruik van een onjuiste prijsherzieningsformule (niet conform met de opmaak opgelegd in het bestek).
  • Prijzen die afgerond zijn en waarvan de totaalsom niet klopt.
  • Niet definiëren van de indices bij prijsherziening of indices die niet overeenstemmen met het voorwerp van de opdracht.
  • Systematische weigering van een prijzenonderzoek en/of prijzencontrole.
  • Prijzen vermelden op plaatsen waar deze niet mogen voorkomen (bv. in het technische luik).

Foutieve of onvoldoende lezing van de opdrachtdocumenten

  • Offerte te laat ingediend of volgens verkeerde voorwaarden (bv. foutief adres).
  • Ontbrekende of gedeeltelijk vermelde leverings- of uitvoeringstermijnen (“ongeveer” x weken).
  • Verwarring tussen kalenderdagen en werkdagen.
  • (Jaarlijkse) verlofperiode niet vermeld.
  • Verkeerd gebruik van templates door de ondernemingen (verkeerd besteknummer, referenties, enzovoort).

Geen rekening houden met rechtzettingen

  • Geen rekening houden met errata of rechtzettingsberichten (bv. via e-Procurement/BDA).
  • Niet tijdig melden van vastgestelde fouten in het bestek.

Niet-conformiteit inzake technische specificaties

  • Technische vragenlijst, of compliance matrix niet of niet correct ingevuld.
  • Technische niet-conformiteiten.
  • Opmerkingen in de evaluatiematrix die niet in overeenstemming zijn met de informatie die aan de offerte wordt toegevoegd.

Deontologische code

In de uitoefening van zijn/haar/hun functie komt een personeelslid van het Ministerie van Landsverdediging (Defensie) soms op een of andere manier (on)rechtstreeks in contact met economische operatoren (bv. in het kader van verwervingsprocedures (aankoop, huur, huurkoop, leasing…), van de uitvoering en/of opvolging ervan, van onderzoek- en/of ontwikkelingsprogramma’s, enz.).

In voorkomend geval dienen onderstaande gedragsregels te worden eerbiedigd:

1. Wanneer het personeelslid van het Ministerie van Landsverdediging (Defensie) in de uitoefening van zijn/haar/hun functie, kennis heeft van vertrouwelijke gegevens, is hij/zij/die tot geheimhouding verplicht en moet de nodige discretie aan de dag worden gelegd, zowel tijdens de contacten met economische operatoren als in de professionele en privé-omgeving. Hij/zij/die zal ervoor zorgen dat een derde nooit toegang krijgt tot die vertrouwelijke gegevens in zijn/haar/hun bezit. Deze bepaling blijft gelden zelfs na de (definitieve) ambtsbeëindiging van het personeelslid.

2. In de uitoefening van het ambt zal het personeelslid van het Ministerie van Landsverdediging (Defensie) zich niet laten leiden door privébelangen. Indien hij/zij/die bovendien persoonlijk of via een tussenpersoon belang heeft in één van de kandiderende en/of inschrijvende en/of deelnemende economische operatoren, zal hij/zij/die niet tussenkomen bij de voorbereiding, de plaatsing, de gunning en de uitvoering van de opdracht. In het kader van de regelgeving voor overheidsopdrachten wordt hierbij in het bijzonder verwezen naar het artikel 6 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en het artikel 9 van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied.

3. Het personeelslid van het Ministerie van Landsverdediging (Defensie) oefent zijn/haar/hun ambt op loyale, zorgvuldige, integere en onpartijdige wijze

4. Alle akten en geschriften worden zowel schriftelijk als digitaal correct opgesteld zodat er nooit een verdenking kan zijn van valsheid in geschrifte of op andere duurzame dragers of van informaticabedrog kan bestaan.

5. Met economische operatoren wordt slechts contact opgenomen en worden slechts ontmoetingen georganiseerd indien noodzakelijk voor de dienst en in naam van het Ministerie van Landsverdediging (Defensie).

Omzendbrief. - Overheidsopdrachten - Deontologie - Belangenconflict - Draaideurconstructie
(`revolving doors')